El uso de TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) es sin la menor duda, sinónimo de mejora competitiva y productividad en las pequeñas y medianas empresas (pymes), puesto que permiten automatizar gran cantidad de procesos, con sus consecuentes ventajas.

La posibilidad de automatizar procesos manuales en la operativa diaria de las empresas no sólo evita multitud de errores humanos que se traducen casi siempre en una importante pérdida del margen de beneficios, sino que además, podemos evitar la duplicidad de tareas que se da cuando se realizan labores administrativas (en ocasiones una misma tarea puede llegar a repetirse docenas de veces).

Las TIC evitan todo esta problemática permitiendo a las empresas ahorrar una enorme cantidad de dinero, recursos y tiempo que pueden destinar a otras tareas de mayor valor añadido: buscar nuevos clientes, mejorar y ampliar su oferta, etc., pudiendo así incrementar todavía más sus beneficios.

Todo esto, se traduce en importantes ahorros, en unos mejores resultados y por consiguiente, en una mayor competitividad para las empresas, como se desprende de la Encuesta sobre Competitividad y Tecnología en las Pymes Españolas realizada por el Consorcio para el Desarrollo Tecnológico de las Pymes, según la cual, las empresas innovadoras mejoran competitivamente y descubren nuevas oportunidades de negocio.

Sin embargo, aunque este postulado es cada día más evidente, las pymes aún no han comprendido el uso de las Nuevas Tecnologías como el mejor medio para la eliminación de costos reales, evitar la duplicidad de trabajo o esfuerzos y la optimización de procesos. Las empresas viven de espaldas a un país en el que ya cerca de tres millones de españoles compran por Internet, según el panel de audiencias de Nielsen/NetRatings.

¿Por qué las pymes no se están aprovechando de los beneficios de la tecnología?

Para que una pequeña o mediana empresa innove, la tecnología debe ser sobre todo asequible, tanto económicamente como en su uso, ya que una pyme no puede realizar importantes desembolsos. Y por el momento, todo lo que se ofrece en el mercado no sólo requiere de grandes inversiones sino que además suelen ser soluciones muy complejas de implementar.

Por otro lado es necesario que la tecnología a implementar respete las reglas actuales de negocio. Este es otro de los motivos principales por lo que las TIC no han logrado introducirse con más fuerza en las empresas. Querer imponer nuevos hábitos de trabajo ha generado barreras infranqueables en las pymes frente a la innovación. Es imprescindible, por tanto una mayor flexibilidad, que permita sacar el máximo rendimiento a las herramientas ya existentes en las empresas y no abogar por la implantación de otras nuevas. De esta forma, los empresarios no se verían obligados a un cambio de hábitos, formarse y realizar inversiones, que pocos están dispuestos a afrontar.

Por último, para que la optimización en la gestión de la empresa pueda existir de forma total es necesaria una Normalización. Las empresas comercializan una gran cantidad de referencias o artículos de multitud de proveedores diferentes.

Las características de estos artículos, así como las tarifas de precios son datos que varían en el tiempo y que fuerzan a los distribuidores a invertir un gran esfuerzo en actualizar esta información para poder servir adecuadamente a sus clientes.

Por otro lado, quienes hoy han dado un paso más introduciendo el comercio electrónico en la relación con sus clientes y proveedores, se encuentran, en la mayoría de los casos con que han ahorrado tiempo en disponer de la información pero continúan introduciendo los datos de forma manual, con lo que se trata de una optimización a medias.

En este contexto aparece como solución la conectividad inteligente de datos. Se trata de un concepto innovador que ha surgido en el mundo empresarial. Acabar con las barreras de la comunicación y lograr una transmisión total de información en tiempo real, que hasta ahora no era más que una utopía, de forma inmediata, de manera organizada y que permita un mejor control de la gestión.

La conectividad acarrea múltiples ventajas ya que permite automatizar procesos. Consecuentemente se produce una optimización de las tareas que reduce la carga de trabajo errores que se deriva del papeleo administrativo y al que las empresas dedican numerosos recursos, dinero y tiempo. La preparación y el envío de tarifas, la resolución de consultas y malentendidos por teléfono, el trabajo derivado de reenvíos… se reducen de forma drástica, lo que le permite a las firmas realizar otras tareas, consiguiendo más tiempo y una mayor rentabilidad.

Asimismo, la automatización del intercambio de documentos agiliza las relaciones comerciales y permite una mejor gestión, ya que la conectividad aporta flexibilidad e inmediatez, al poder trabajar siempre con el mismo programa de gestión.

Gracias a la conectividad se consigue la normalización de contenidos con una clasificación universal que permite el intercambio inteligente de datos. Se integran los formatos, permitiendo que todas las informaciones sean legibles para cualquier programa y además puede existir una filosofía de adaptación de lo existente y no de sustitución, evitando así los cambios traumáticos, al no tener que comprar un programa nuevo y aprenderlo.

Bajo estos parámetros, surge un concepto nuevo, las plataformas de conectividad. Éstas hacen las veces de centralitas de información y de traductoras de datos.

Las plataformas sirven de escaparate común con una gran cantidad de información estandarizada y estructurada. Hoy en día podemos localizar cualquier cosa a través de Internet gracias a buscadores, aunque un elevado volumen de información que se muestra no se corresponde con lo que estamos buscando, por lo que tenemos que invertir una gran cantidad de tiempo en esta labor.

La existencia de una centralita común, plataforma de conectividad, donde la información disponible se encuentra parametrizada y clasificada en una base de datos única permitirá localizar la información de interés en cuestión de segundos. Además, tendrá una mentalidad integradora, al tener en cuenta a todos los intervinientes, independientemente de sus formatos, ficheros, archivos, programas, o tipo de contenidos.

Los que apuesten por la conectividad inteligente de datos disfrutarán de una mejora competitiva, de mayor productividad, de ahorro de costos, de nuevas formas de colaboración entre empresas, de una mayor capacidad de reacción frente a la competencia y un largo etcétera.

En un entorno cada día más competitivo, parece casi inevitable que muchas pequeñas y medianas empresas lleguen a desaparecer si no se modernizan tecnológicamente. Y sólo hay un único camino posible, ahora sólo falta que las empresas tomen verdadera conciencia de ello.